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Ob Kundenpflege, Netzwerkbildung und -pflege, Messeauftritte oder die Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit: Ein gelungener Event kann manchmal mehr als man denkt. Vor allem bezüglich Aufbau von persönlichen Beziehungen sind Events nach wie vor ungeschlagen und sollten im Marketingplan von KMU entsprechend Berücksichtigung finden.
Eine durchdachte und klar strukturierte Vorbereitung ist dabei ein Muss, egal, welches Ziel Sie mit Ihrem Event verfolgen und in welchem Umfang der Anlass über die Bühne geht. Die Struktur bleibt dieselbe. Wir haben für Sie die wichtigsten 11 Schritte auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event zusammengetragen.
Bevor Sie überhaupt mit der Organisation beginnen: Definieren Sie klar, welche Idee bzw. Botschaft hinter Ihrem geplanten Event steht. Sie bildet die Basis. Dient der Anlass zum Beispiel der Kundenpflege oder -akquise oder der Mitarbeitermotivation? Überlegen Sie sich auch, welches Ziel Sie mit dem Event verfolgen. Geht es beispielsweise darum, sich mit Gleichgesinnten über ein Thema auszutauschen, Kontakte zu pflegen oder den Absatz zu steigern? Je nachdem wird der Rahmen des Anlasses entsprechend beeinflusst.
Sobald Sie wissen, was für einen Event Sie durchführen möchten, erstellen Sie ein Konzept. Legen Sie die entsprechenden Rahmenbedingungen fest, das heisst: Wer nimmt am Event teil? Wann und wo findet er statt? Wie lange dauert er? Diese vier W werden massgeblich von der Art des Events beeinflusst.
Wer: Überlegen Sie sich, wen Sie ansprechen möchten und für wie viele Leute Ihr Anlass ausgelegt sein soll. Versuchen Sie bereits einzukalkulieren, wie viele Personen tatsächlich erscheinen werden.
Wann: Suchen Sie sich einen guten Zeitpunkt aus. So sind Events in der Schulferien- oder Weihnachtszeit nicht ideal – zumindest nicht, wenn Sie Ihre Gästezahl nicht gezielt klein halten wollen. Prüfen Sie zudem, ob innerhalb desselben Zeitraums eine Konkurrenzveranstaltung für dasselbe Zielpublikum stattfindet. Falls die Eventlocation fester Bestandteil Ihres Anlasses ist, kann das Datum auch durch die Verfügbarkeit derselben definiert werden.
Wo: Die passende Location wird nicht nur von der Anzahl Leute, sondern auch vom Eventziel und dem Zeitpunkt beeinflusst. Im Winter bietet sich logischerweise eine Location drinnen an. Auch muss bedacht werden, wie viele Leute die Örtlichkeit fassen soll und ob Platz für ein Catering oder ein allfälliges Rahmenprogramm eingeplant werden muss. Mindestens eine Reko der Eventlocation ist ein absolutes Muss, denn es gibt viel zu klären: Stromanschlüsse, Garderoben, Parkplätze, Beschilderung, sanitäre Anlagen, Kücheninfrastruktur, vorhandene Technik, Mobiliar und, und, und.
Wie lange: Wie lange Ihr Event dauert, wird davon beeinflusst, was Sie planen beziehungsweise anbieten möchten. Beinhaltet Ihr Event zum Beispiel eine Reihe von Workshops, empfiehlt sich sicherlich eine längere Zeitdauer als bei einer Impulsveranstaltung.
In dieser Phase gilt es auch, den budgetären Rahmen zu definieren – denn dieser hat natürlich entscheidenden Einfluss auf das Programm, die Technik, die Location, den Einladungsprozess, die Deko, das Catering und vieles mehr.
Von Anfang an: Erstellen Sie eine minuziöse Timeline und Taskliste, um Ihre Planung im Griff zu behalten. Welche Verträge müssen abgeschlossen werden? Was braucht es alles vom Erstellen bis zum Versand der Einladung? Halten Sie jeden noch so kleinen Schritt fest und definieren Sie einen Zeitpunkt, zu dem die entsprechenden Punkte erledigt sein müssen. Überlegen Sie sich auch, ob hinter den einzelnen Tasks noch weitere versteckte Tasks stecken. So ist zum Beispiel das Rekrutieren von Helfern mit einem Briefing derselben verbunden oder das Buchen einer bestimmten Event-Location bringt andere Tasks mit sich, wie beispielweise die Organisation von mobilen Toiletten.
Bevor Sie etwas über den Event kommunizieren, sollten Sie das Programm zusammenstellen. Eine Ausnahme dazu bildet das «Save-the-Date». Dazu jedoch weiter unten mehr. Legen Sie zuerst das Thema Ihres Events fest. Dieses sollte durchdacht, nicht risikobehaftet und bestenfalls noch nicht zu abgegriffen sein. Ihr Event hat ein Ziel und dazu sollte auch Ihr Thema passen. Überlegen Sie sich dann, welche Eckpunkte Ihren Anlass rahmen. Planen Sie, Referenten einzuladen? Dann gilt es, frühzeitig deren Verfügbarkeit und die Kosten (Anreise, Unterkunft und Verpflegung nicht vergessen) zu prüfen. Dasselbe gilt beispielsweise auch für ein allfälliges Catering. Tätigen Sie so früh wie möglich die nötigen Reservierungen. Nebst den Gästen steht und fällt Ihr Event nämlich mit den Referenten und dem Catering. Überlegen Sie sich auch, ob Sie Highlights oder - zur Auflockerung - Unterhaltungspunkte mit ins Programm einbeziehen möchten. Sobald das Programm definiert ist, kann die Einladung verschickt werden. Dies geschieht idealerweise spätestens 2 Monate vor dem Anlass.
Eventprofis wissen: Die Aufbereitung der Einladungsliste ist mit mehr Aufwand verbunden als man denkt. Selbst mit einem gut gepflegten CRM ist noch nicht sichergestellt, dass alle einzuladenden Gäste auf Knopfdruck in der Liste erscheinen. Unter Umständen ist die Gästeliste gar ein Thema für die Geschäftsleitung. Zu berücksichtigen sind in der Regel nicht «nur» Kunden (und auch hier gibt es ja Unterschiede), sondern auch Leads, Lieferanten, Mitarbeitende, Partner, Medienvertreter, Opinion Leader etc. Machen Sie sich also rechtzeitig Gedanken darüber, wer sich um diesen anspruchsvollen und aufwändigen Task kümmert – am besten einige Monate vor dem Anlass.
Gezielte Kommunikation ist das A und O für Ihren Event. Informieren Sie rechtzeitig darüber, um die gewünschte Zahl an Gästen zu erreichen. Verschicken Sie ein sogenanntes «Save-the-Date», eine Terminankündigung, damit Ihre Zielpersonen bereits von Ihrem Event erfahren und ihn vorzugsweise in ihrer Agenda eintragen.
Sobald die Eckpunkte stehen, verschicken Sie das Programm, beispielsweise in der Beilage zu einer persönlichen Einladung. Falls für Ihr Event eine Anmeldung erforderlich ist (dies kann per Post und/oder online erfolgen), ist es zentral, Ihrem Gast innert nützlicher Frist eine Anmeldungsbestätigung zukommen zu lassen. So weiss der Betreffende, dass seine Anmeldung eingetroffen ist und wo er weitere Informationen erhält.
Ganz grundsätzlich ist es wichtig, einen stetigen Informationsfluss zu gewährleisten. Stellen Sie eine Webseite für weitere Informationen bereit. Legen Sie den Fokus nicht nur darauf, die Aufmerksamkeit potentieller Gäste wecken, sondern halten Sie bereits interessierte Personen mit Remindern auf dem Laufenden. Insbesondere ein Reminder wenige Tage vor dem Event kann sich auszahlen: Sie wecken damit die Vorfreude und erinnern womöglich den einen oder anderen an den vergessenen Termin.
Stellen Sie sicher, dass sich ein konsequentes Branding wie ein roter Faden durch Ihre Kommunikation zieht. Das heisst, überlegen Sie gut, wie sie das Layout Ihres Save-the-Dates gestalten, da dieses die Gestaltung künftiger Kommunikationsmittel sowie der allfälligen Webseite mitbestimmt.
Nun geht es darum, sämtliche Punkte in Ihrer Timeline und Taskliste Schritt für Schritt abzuarbeiten. Dazu gehört das Buchen der Referenten, das Rekrutieren von Helfern, die Einsatzplanung, die Organisation des technischen Equipments, die Definition der Branding-Elemente, die Konzeption der Deko und, und, und. Ein Event ist mit einem hohen Aufwand verbunden und eine Taskliste hilft Ihnen, den Überblick (und die Ruhe) zu bewahren. Ein weiteres Plus einer durchdachten To-Do-Liste: falls der Event-Organisator ausfällt (eine Grippe kann ja nun jeden erwischen), weiss der Rest des Teams, welche Arbeiten anstehen.
Ganz wichtig und keinesfalls zu unterschätzen: Zu einer professionellen Organisation gehört auch das Erstellen eines Eventdrehbuchs. Dieses fasst den gesamten Eventablauf – inkl. Auf- und Abbautag - und die damit verbundenen Tasks akribisch und in chronologischer Reihenfolge zusammen. Jede kleinste Aktion wird darin festgehalten. Oft stellt sich bei der Erarbeitung des Drehbuchs heraus, dass zwei wichtige Tasks in der falschen Reihenfolge angedacht sind oder zeitlich aufeinander fallen – zum Beispiel das Eintreffen eines wichtigen Referenten gleichzeitig wie die Lieferung der Blumendeko. Jetzt kann man noch reagieren: einen Task abgeben oder zeitlich anders einplanen. Das Eventdrehbuch wird so zur Guideline durch den Event – sowohl für den Organisator als auch für die Helfer. Hand aufs Herz: Selbst der abgebrühteste Eventprofi ist am Tag des Anlasses nervös - da kann schon mal das eine oder andere vergessen gehen. Der positive Nebeneffekt: Beim Ausarbeiten des Drehbuchs wird schnell klar, ob etwas vergessen wurde. In diesem Sinn ist das Eventdrehbuch sowohl Netz als auch doppelter Boden für Sie und Ihr Team. Nicht zu vergessen in diesem Zusammenhang: Das Technik-Drehbuch. Es gibt minutiös Auskunft darüber, wann welcher Licht- oder Soundeffekt abgespielt wird, wann welcher Referent mit welcher Präsentation und welchem Mikrofon auf die Bühne kommt, wann welche Folie eingeblendet werden muss. Sie sehen, es gibt einiges zu planen.
Am Event-Tag selbst kann mit einer professionellen Vorbereitung fast nichts mehr schief gehen. Jetzt geht es nur noch um die letzten Vorbereitungen sowie den Aufbau. Diesen haben Sie ja bei der Erstellung des Drehbuchs bereits verbindlich geplant – und haben Fragen wie «wie viel Zeit brauchen die Cateringleute für den Aufbau?», «wann kommt die Blumendeko und wer zeigt dem Lieferanten, wo die Blumen aufgestellt werden sollen?» und «wo sind die Stromanschlüsse für die Eventtechnik?» bereits beantwortet. Planen und koordinieren Sie Ihre Vorbereitungen entsprechend. Gerade bei kleineren Events kann es gut sein, dass Sie mehrere dieser Funktionen selbst einnehmen. Planen Sie dafür zwingend ausreichend Pufferzonen ein. Man weiss nie, was kommt – es kann schon zu Verschiebungen kommen, weil ein wichtiger Lieferant im Stau steckt. Umso wichtiger ist die vorgängige Planung, damit Sie flexibel reagieren können. So stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig für Ihre Gäste bereit sind. Beginnt Ihr Event zum Beispiel um 11 Uhr, sollten Sie bestenfalls bereits um 10.30 Uhr bereit sein.
Selbstverständlich haben Sie Ihre Helfer im Vorfeld professionell gebrieft und jeder weiss, was er zu tun hat. Und Sie haben auch während des Aufbaus des Events bereits einiges überprüft und abgesegnet. In diesem Zusammenhang ganz wichtig: Ihr Team muss alles wissen, was Ihre Gäste wissen und noch ein wenig mehr. Stellen Sie sicher, dass jeder weiss, an wen er sich bei Fragen wenden kann. Achtung: Das letzte Controlling ist Ihre Aufgabe. Viele Tasks wurden nach bestem Wissen und Gewissen Ihrer Helfer ausgeführt. Als Verantwortlicher überprüfen Sie, ob alles Nötige steht oder ob es hier und da noch eine korrigierende Massnahme braucht. Wie ein Gastgeber, der noch eben einen Fingerabdruck von einem Glas wischt, geben Sie Ihrem Event den letzten Schliff.
Ein professionell organisierter und durchgeplanter Event ist im Prinzip ein Selbstläufer – denn jeder kennt seine Rolle und seine Tasks, steht am richtigen Ort zur richtigen Zeit bereit und alle Lieferanten – vom Caterer bis zum Techniker – sind detailliert instruiert. Als Eventverantwortlicher halten Sie alle Fäden in der Hand, stellen sicher, dass die delegierten Tasks ausgeführt werden und bewahren den Überblick. Was heisst das konkret? Behalten Sie Ihren Event immer im Auge. Guiden und leiten Sie, greifen Sie korrigierend ein und kümmern Sie sich um Unvorhergesehenes (verspätete Referenten, Technikausfälle, Pausenvertretungen am Welcome Desk etc.). Zudem sind Sie Ansprechperson für alle Gäste, Helfer und Lieferanten. Klappt etwas nicht wie geplant (und das ist meistens der Fall), muss korrigiert werden. Ganz wichtig in solchen Fällen: Ruhe bewahren und die Gäste auf keinen Fall spüren lassen, dass etwas nicht rund läuft. Die oberste Devise lautet: Ihre Gäste sollen sich wohl fühlen und den Event in guter Erinnerung behalten. Das fängt bei der Begrüssung an und hört beim Verabschieden auf.
Wenn alle Aufräumarbeiten erledigt sind, das Material wieder im Lagerraum steht und alle Beteiligten verdankt wurden, kümmern Sie sich um die Nachbearbeitung des Anlasses. Beurteilen Sie sich selber und das Team aufgrund im Vorfeld definierter Kriterien und erstellen Sie eine Liste mit Punkten, die Sie das nächste Mal anders/besser machen wollen. Jeder Event ist auch die Gelegenheit, sich weiter zu entwickeln und aus gemachten Fehlern zu lernen. Zur Nachbearbeitung gehören auch der Budgetabschluss sowie die Kommunikation mit den Gästen – sei dies eine Bildergalerie auf Ihrer Webseite, eine E-Mail-Nachricht mit einem herzlichen Dank fürs Dabeisein, das Monitoring der Medienberichte, eine persönliche Dankeskarte, die Terminvereinbarung mit geknüpften Kontakten oder ähnliches. Planen Sie diese Massnahmen rechtzeitig ein, damit Sie sie nach dem Event zeitnah umsetzen können.