Verfolgen statt versanden – Zielführende Vertriebsmailings dank E-Mail-Tracking

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Von den 300 Milliarden E-Mails, die jeden Tag versendet werden, besteht ein sehr grosser Anteil aus Werbung und Newslettern. Fast immer enthalten diese E-Mails einen Call-to-Action, also eine Aufforderung zur Folgehandlung für die Empfänger, die aber nie darauf antworten. Kennen Sie das auch? Die Lösung heisst E-Mail-Tracking.

Was geschieht eigentlich mit den E-Mails, die Sie als Unternehmen versenden? Wenn die Reaktion oder die Antwort des Empfängers ausbleibt, können Sie darüber nur spekulieren. Oder Sie verwenden E-Mail-Tracking und können konkret nachvollziehen,

• ob Ihr E-Mail überhaupt erfolgreich zugestellt wurde,

• wann, wo und mit welchem Programm und Endgerät das E-Mail geöffnet wurde und

• welche der im E-Mail enthaltenden Call-to-Actions, Links oder Anhänge vom Empfänger angeklickt wurden.

Brauche ich zur Nachverfolgung von versendeten E-Mails ein zusätzliches Programm?

Ein zusätzliches, eigens auf E-Mail-Tracking ausgerichtetes Programm benötigen Sie nicht. Die Werbe- und Newsletter-E-Mails, die Ihr Unternehmen verschickt, sind mit grosser Wahrscheinlichkeit automatisiert und werden über eine dafür geeignete Software an die Empfänger versendet. Nebst der Automatisierung und professionellen Gestaltungsmöglichkeiten für E-Mails enthält eine solche Software auch fast immer eine Tracking-Funktion.
E-Mails, welche Sie direkt über Ihr CRM, über Gmail oder Outlook verschicken, können Sie mit dem Tracking-Tool von HubSpot kostenlos nachverfolgen. Auch viele andere bekannte Anbieter bieten einen solchen Service an, wie MailChimp, CleverReach oder Sendinblue. Um einen Anbieter zu wählen, können Sie beispielsweise in einem ersten Schritt deren Preisklassen vergleichen.

Wie genau funktioniert denn E-Mail-Tracking?

E-Mail-Tracking-Tools arbeiten alle nach dem gleichen Prinzip: In das E-Mail wird ein nicht sichtbarer Pixel integriert, welches jeweils eine einzigartige ID enthält und der Empfängeradresse zugewiesen wird. Ein kleiner technischer Handgriff also, der aber eine grosse Wirkung hat. Wird das E-Mail vom Empfänger geöffnet, lädt ein externer Server der Sendesoftware das Pixel und kann bemerkenswerte Informationen registrieren: Die Uhrzeit, das Datum, den ungefähren Standort und die IP-Adresse des Empfängers. Somit wissen Sie bereits mit Sicherheit, dass das E-Mail geöffnet wurde und können die Öffnungsrate der versendeten Nachrichten ermitteln.

Kann ich auch noch genauere Informationen bekommen, ausser die Öffnungsrate meiner E-Mails?

Sobald ein Empfänger auf einen im E-Mail enthaltenen Link klickt, generiert das E-Mail-Tracking-Tool eine für diesen Empfänger individuelle URL. Der Nutzer selbst bekommt davon jedoch nichts mit, sondern wird über diese zwischengeschaltete Webseite zur Landing Page weitergeleitet. So können Sie dank der individuellen URL nicht nur die Klickrate Ihrer E-Mails messen, sondern sogar, wie beim Webtracking, das Nutzerverhalten jedes Empfängers bei jeder Interaktion ermitteln. Hierzu «arbeiten» die Pixel-ID und die Profilkennungs-URL zusammen und sammeln die Information, welcher Link von welcher E-Mail-Adresse aus wann, wo und wie oft angeklickt wurde. Je nachdem, ob weitere Tracking-Elemente verwendet werden, lässt sich auch das Surfverhalten nachverfolgen, also welche Inhalte und Seiten auf der Landingpage angeklickt wurden. E-Mail-Tracking liefert Ihnen in jedem Fall wertvolle Daten und Informationen zum Nutzerverhalten und die Präferenzen Ihrer Empfänger.

Solches Wissen ist bestimmt sehr nützlich vor allem bei der Neukundenakquise. Wie kann ich es dort konkret nutzbar machen?

Bei Kontakten, welche Ihre Mailings erhalten, aber noch nicht zum Kundenstamm gehören, kann strategisches E-Mail-Tracking entscheidend für die Akquise sein. Sie können folgende Bereiche optimieren:

Datenhygiene und Zielgruppen-Segmentierung

Mit den Informationen, die Sie dank E-Mail-Tracking gewonnen haben, können Sie ungültige E-Mailadressen gezielt löschen und sorgen so für Datenhygiene. Des Weiteren lassen sich Ihre Kontakte anhand der Öffnungsrate den Phasen der Customer Journey zuordnen und in unterschiedliche Zielgruppen segmentieren. Für einen zielgruppenspezifischen Kampagnenaufbau sind dies unschätzbare Informationen.

Mehr Relevanz für die Empfänger

Sie wissen dank E-Mail-Tracking genau, welche Empfänger welche Inhalte anklicken und wofür sie sich besonders interessieren. Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Kontakte mit massgeschneidertem Content versorgen, wie relevanten Blogartikeln oder Informationsmaterial zum Download. So überzeugen Sie Ihre Kontakte und zeigen diesen die Breite Ihres Unternehmens auf. Dies ist für die Akquise und Kundenbindung, aber natürlich auch bei bestehenden Kunden, überaus nützlich.

E-Mails zum richtigen Zeitpunkt

Auf Social Media ist der Zeitpunkt, zu welchem Sie Ihre Posts absetzen, entscheidend für Ihre Sichtbarkeit im Feed. Bei der E-Mail-Akquise spielt das Timing eine genauso wichtige Rolle. Lassen Sie sich von Ihrem E-Mail-Tracking-Tool Benachrichtigungen in Echtzeit liefern, sobald ein Empfänger ein E-Mail öffnet oder einen Link anklickt. Finden Sie so genau heraus, welche Zielgruppe wann Aufmerksamkeit für Ihr E-Mail aufbringt und für welche spezifischen Inhalte. Und mehr noch: Vermeiden Sie das Versenden von E-Mails zu einem Zeitpunkt, der für die Empfänger unnötig oder gar störend ist, denn diese sind wenig zielführend.

Die Möglichkeiten mit E-Mail-Tracking sind praktisch unbegrenzt. Gibt es einen Haken?

Kein Haken, nur keine unbegrenzten Möglichkeiten: Unter bestimmten Bedingungen können Empfänger das Tracking von E-Mails deaktivieren. Leider gibt es darum keine Garantie für eine lückenlose Nachverfolgung. Dies ist möglich, wenn ein Empfänger seine Empfangseinstellungen folgendermassen angepasst hat:

• Das Anzeigen von Bildern wird unterdrückt,

• das Laden externer Inhalte wird nicht zugelassen oder

• das E-Mail wird im reinen Textformat angezeigt.

Es ist zwar nicht gegen alles ein Kraut gewachsen, aber nichtsdestotrotz sind die Daten, die Sie mit E-Mail-Tracking gewinnen, sehr aussagekräftig und helfen Ihnen, Ihre potentiellen Neukunden strategisch mit Informationen zu versorgen. Führen Sie Ihre Mailings so zum Erfolg!